Privacy Reglement

Privacy Reglement Stichting Therapeutisch Zwemmen

[gebaseerd op de Wet  Algemene Verordening Gegevensbeheer]

In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van de Stichting Therapeutisch Zwemmen omgaat met de aan haar verstrekte persoons gegevens.

 

Begrippen:

  1. Het bestuur bestaat uit een voorzitter/secretaris, penningmeester en overige bestuursleden zoals ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Alle bestuursleden zijn vrijwilligers.
  2. Leden zijn deelnemers die contributie betalen en deelnemen aan de activiteiten van de Stichting
  3. Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mail adres, telefoonnummer en bankrekeningnummer.
  4. Onder Stichting wordt verstaan de Stichting Therapeutisch Zwemmen, zoals omschreven in de Statuten.
  5. Inschrijfformulier is het aanmeldformulier lidmaatschap Stichting Therapeutisch Zwemmen.
  6. Bewaar termijn persoonsgegevens bij afmelding bij de secretaris is maximaal drie jaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag. [Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG]

 

Persoonsgegevens:

De persoonsgegevens worden op een computer beheerd door de secretaris en/of penningmeester van de Stichting. Hij/zij  heeft daartoe een Excel bestand gemaakt. Hij/zij zal de gegevens verwerken en aanpassen.

In dit bestand zijn de onder punt 3 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.

Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde stichting, namelijk wie men is, het adres voor bezoeken, het e-mail adres voor correspondentie, bankrekeningnummer voor het innen van contributie en het telefoon nummer om afspraken te kunnen maken.

Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een externe vaste schijf, welke is gekoppeld aan en computer.

Tijdens de wekelijkse activiteiten wordt een presentielijst bij gehouden met daarop naam, voornaam en geboortedatum van de deelnemers. Deze lijst wordt ingevuld door de instructeur / contactpersoon van de zwemgroep. Ingevulde lijsten worden verwerkt door de secretaris.

Regelmatig ontvangt de instructeur een lijst met contactinformatie van de deelnemers uit zijn zwemgroep: naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en email adres.

Uitgezonderd bovenstaande worden persoonsgegevens NIET verspreid aan derden en eigen leden.

De persoonsgegevens zijn in het bezit van de secretatis en penningmeester van de stichting.

De persoonsgegevens zullen nooit op een mobile gegevensdrager worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.

Zodra de deelnemer zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens na drie jaar worden verwijderd uit het systeem van de secretaris / penningmeester.

 

Wat zijn uw rechten:

U heeft het recht de Stichting  te vragen welke [persoons]gegevens zij van u verwerkt. De Stichting zal op dit verzoek [schriftelijk/e-mail] binnen vier weken reageren. Vervolgens kunt u de Stichting, indien gewenst, verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.

 

Inschrijfformulier:

Indien iemand lid wil worden van de Stichting zal zij of hij daartoe een inschrijfformulier moeten invullen en ondertekenen, zodat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in onder 3 van dit reglement.

Het inschrijfformulier zal tevens verwijzen naar dit reglement privacy beleid Stichting Therapeutisch Zwemmen. Het privacy regelement is beschikbaar op de website http://www.stzwemmen.com.

 

Data lek:

Bij een eventuele data lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.

Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1 van het AVG]

 

Functionaris gegevensbescherming:

Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris/leden administrateur zal wel als zodanig hiermee worden belast.

 

Dit document heet “Privacy Reglement Stichting Therapeutisch Zwemmen ” en is vastgesteld in de bestuursvergadering van de Stichting op 18 juli  2018.

Veldhoven, 18 juli 2018.

 

De secretaris:                                                                       De penningmeester:

 

 

A. de Jager                                                                            R. van Vliet